Telefoane: 0314 20 53 48 (RCS-RDS)
0727 867 246 (Vodafone)
Fax: 0311 02 24 08 (UPC)
Email: info@intermanagement.eu
Ordin nr. 946 din 04.07.2005, aprobarea Codului controlului intern-managerial, cuprinzand standardele de control intern-managerial la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control intern-managerial Monitorul Oficial nr. 469 din 05.07.2011
Adaugat la data de 31.10.2012

Partea 2

Standard 17 - PROCEDURI*)
17.1. Descrierea standardului
Pentru activitatile din cadrul entitatii publice si, in special, pentru operatiunile economice, aceasta elaboreaza proceduri scrise, care se comunica tuturor salariatilor implicati.
17.2. Cerinte generale
- Entitatea publica trebuie sa se asigure ca, pentru orice actiune si/sau eveniment semnificativ, exista o documentatie adecvata si ca operatiunile sunt consemnate in documente;
- Documentatia trebuie sa fie completa, precisa si sa corespunda structurilor si politicilor entitatii publice;
- Documentatia cuprinde politici administrative, manuale, instructiuni operationale, check-lists-uri sau alte forme de prezentare a procedurilor;
- Documentatia trebuie sa fie actualizata, utila, precisa, usor de examinat, disponibila si accesibila managerului, salariatilor, precum si tertilor, daca este cazul;
- Documentatia asigura continuitatea activitatii, in pofida fluctuatiei de personal;
- Lipsa documentatiei, caracterul incomplet sau/si neactualizarea acesteia constituie riscuri in realizarea obiectivelor;
- Intocmirea si urmarirea executarii graficului de circulatie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate din entitatea publica.
17.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordonanta Guvernului nr. 79/2003 privind controlul si recuperarea fondurilor comunitare, precum si a fondurilor de cofinantare aferente utilizate necorespunzator, aprobata cu modificari prin Legea nr. 529/2003, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare:
art. 4 alin. (1): "Conducatorul entitatii publice trebuie sa asigure elaborarea, aprobarea, aplicarea si perfectionarea structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor*) si criteriilor de evaluare, pentru a satisface cerintele generale si specifice de control intern/managerial.";
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 912/2004 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003, cu modificarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonantarea si plata cheltuielilor institutiilor publice, precum si organizarea, evidenta si raportarea angajamentelor bugetare si legale, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordinul presedintelui Consiliului Concurentei nr. 136/2003**) pentru punerea in aplicare a Instructiunilor privind vanzarile de terenuri si/sau cladiri de catre autoritatile publice.


*) Exista doua acceptiuni cu privire la proceduri:
- aceea a procedurilor gen norme metodologice, precizari si instructiuni, elaborate de catre entitatea publica pentru organizarea aplicarii unor reglementari de rang superior, aprobate de catre conducatorul entitatii publice sau chiar de catre Guvern (a se vedea, ca exemplu, art. 19 lit. d) din Legea nr. 500/2002, cu modificarile si completarile ulterioare);
- aceea a metodelor de lucru si a procedurilor scrise, formalizate - care constituie obiectul acestui standard - specifice pentru fiecare entitate publica, referitoare la activitatile acesteia. Aceste proceduri trebuie sa fie:
- scrise, respectiv formalizate. Cunostintele individuale si colective trebuie stocate si puse in ordinea care corespunde scopurilor entitatii publice;
- simple si specifice. Procedurile scrise se constituie in instrument de lucru, pentru ca executantii sa cunoasca normele legale ce trebuie respectate, pentru fiecare domeniu al entitatii publice;
- actualizate in mod permanent, in functie de evolutia reglementarilor in materie;
- aduse la cunostinta executantilor.
**) Abrogat prin Ordinul presedintelui Consiliului Concurentei nr. 300/2006 pentru punerea in aplicare a Regulamentului privind abrogarea unor regulamente si instructiuni adoptate de Consiliul Concurentei in domeniul ajutorului de stat.


Standard 18 - SEPARAREA ATRIBUTIILOR
18.1. Descrierea standardului
Elementele operationale si financiare ale fiecarei actiuni sunt efectuate de persoane independente una fata de cealalta, respectiv functiile de initiere si verificare trebuie sa fie separate.
18.2. Cerinte generale
- Separarea atributiilor si responsabilitatilor este una dintre modalitatile prin care se reduce riscul de eroare, frauda, incalcare a legislatiei, precum si riscul de a nu putea detecta aceste probleme;
- Prin separarea atributiilor se creeaza conditiile ca nicio persoana sau compartiment sa nu poata controla toate etapele importante ale unei operatiuni sau ale unui eveniment;
- Separarea atributiilor si responsabilitatilor intre mai multe persoane creeaza premisele unui echilibru eficace al puterilor;
- Managerii entitatilor publice in care, datorita numarului mic de salariati, se limiteaza posibilitatea de aplicare a separarii atributiilor si responsabilitatilor, trebuie sa fie constienti de riscuri si sa compenseze aceasta limitare prin alte masuri.
18.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile si completarile ulterioare:
- art. 24 alin. (1): "Angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor din fonduri publice se aproba de ordonatorul de credite, iar plata acestora se efectueaza de catre contabil.";
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare:
- art. 11: "Separarea atributiilor": "Persoana care exercita controlul financiar preventiv propriu nu trebuie sa fie implicata, prin sarcinile de serviciu, in efectuarea operatiunii supuse controlului financiar preventiv propriu.";
- Manualul de control financiar preventiv, elaborat de Ministerul Finantelor Publice, Directia generala de control financiar preventiv, publicat pe adresa de Internet a Ministerului Finantelor Publice - cap. 2 - "Actorii financiari. Principiul separarii functiunilor [...]";
- Legea nr. 273/2006 privind finantele publice locale, cu modificarile si completarile ulterioare.

Standard 19 - SUPRAVEGHEREA*)
19.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura masuri de supraveghere adecvate a operatiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, in scopul realizarii in mod eficace a acestora.
19.2. Cerinte generale
- Managerul trebuie sa monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere, pentru a se asigura ca procedurile sunt respectate de catre salariati in mod efectiv si continuu;
- Controalele de supraveghere implica revizuiri in ceea ce priveste munca depusa de salariati, rapoarte despre exceptii, testari prin sondaje sau orice alte modalitati care confirma respectarea procedurilor;
- Managerul verifica si aproba munca salariatilor, da instructiunile necesare pentru a minimiza erorile, a elimina frauda, a respecta legislatia si pentru a veghea asupra intelegerii si aplicarii instructiunilor;
- Supravegherea activitatilor este adecvata, in masura in care:
- fiecarui salariat i se comunica atributiile, responsabilitatile si limitele de competenta atribuite;
- se evalueaza sistematic munca fiecarui salariat;
- se aproba rezultatele muncii obtinute in diverse etape ale realizarii operatiunii.
19.3. Referinte principale
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare:
- art. 4: "Obligatiile conducatorului entitatii publice in domeniul controlului intern/managerial; cerintele controlului intern/managerial." [alin. (1) si (2)];
- art. 22: "Masuri operative" alin. (1) - (9) cu privire la inspectii;
- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;
- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

*) Managementul entitatilor publice are datoria de a stabili, pentru fiecare nivel de organizare, atributiile ce ii revin pe linia supravegherii curente a activitatii, conditiile de exercitare a acesteia si raspunderile si, de asemenea, sa initieze, sa aplice si sa dezvolte forme de control (supraveghere) flexibile si eficiente, bazate cu deosebire pe autocontrolul, controlul mutual si controlul ierarhic al salariatilor.


Standard 20 - GESTIONAREA ABATERILOR
20.1. Descrierea standardului
Entitatea publica se asigura ca, pentru toate situatiile in care, datorita unor circumstante deosebite, apar abateri fata de politicile sau procedurile stabilite, se intocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzator, inainte de efectuarea operatiunilor.
20.2. Cerinte generale
- In derularea actiunilor pot aparea circumstante deosebite, care nu au putut fi anticipate si care induc abateri ce nu permit derularea tranzactiilor prin procedurile existente;
- Abaterile de la procedurile existente trebuie sa fie documentate si justificate, in vederea prezentarii spre aprobare;
- Este necesara analiza periodica a circumstantelor si a modului cum au fost gestionate actiunile, in vederea desprinderii unor concluzii de buna practica pentru viitor, ce urmeaza a fi formalizate.
20.3. Referinte principale
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare:
- art. 20: "Regimul refuzului de viza";
- art. 21: "Autorizarea efectuarii unor operatiuni pentru care se refuza viza de control financiar preventiv";
- art. 22: "Masuri operative" (referitor la efectuarea de inspectii de catre Ministerul Finantelor Publice, in cazurile in care exista indicii ale unor abateri de la legalitate sau regularitate in efectuarea de operatiuni, in cazul in care este sesizat de catre un contabil-sef in legatura cu efectuarea de operatiuni pe propria raspundere a ordonatorului de credite, fara viza de control financiar preventiv etc.).

Standard 21 - CONTINUITATEA ACTIVITATII
21.1. Descrierea standardului
Entitatea publica asigura masurile corespunzatoare pentru ca activitatea acesteia sa poata continua in orice moment, in toate imprejurarile si in toate planurile, cu deosebire in cel economico-financiar.
21.2. Cerinte generale
- Entitatea publica este o organizatie a carei activitate trebuie sa se deruleze continuu, prin structurile componente. Eventuala intrerupere a activitatii acesteia afecteaza atingerea obiectivelor propuse;
- Situatii diferite, care afecteaza continuitatea activitatii: mobilitatea salariatilor; defectiuni ale echipamentelor din dotare; disfunctionalitati produse de unii prestatori de servicii; schimbari de proceduri etc.;
- Pentru fiecare din situatiile care apar, entitatea publica trebuie sa actioneze in vederea asigurarii continuitatii, prin diverse masuri, de exemplu:
- angajarea de personal in locul celor pensionati sau plecati din entitatea publica din alte considerente;
- delegarea, in cazul absentei temporare (concedii, plecari in misiune etc.);
- contracte de service pentru intretinerea echipamentelor din dotare;
- contracte de achizitii pentru inlocuirea unor echipamente din dotare;
- Existenta inventarului situatiilor care pot conduce la discontinuitati in activitate si a masurilor care sa previna aparitia lor.
21.3. Referinte principale
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata;
- Hotararea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al functionarilor publici, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;
- O.U.G. 82/2004 privind unele masuri in domeniul functiei publice, aprobata prin Legea nr. 9/2005;
- Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

Standard 22 - STRATEGII DE CONTROL
22.1. Descrierea standardului
Entitatea publica construieste politici adecvate strategiilor de control si programelor concepute pentru atingerea obiectivelor si mentinerea in echilibru a acestor strategii.
22.2. Cerinte generale
- Exista un raport de interdependenta intre strategiile, politicile si programele elaborate pentru atingerea obiectivelor si strategiile de control. Fara o strategie de control adecvata creste riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica si programele entitatii publice si, deci, al nerealizarii obiectivelor la nivelul exigentelor preconizate;
- Strategiile de control sunt cu atat mai complexe si mai laborioase cu cat fundamentarea si realizarea obiectivelor entitatii publice sunt mai complexe si mai dificile;
- Strategiile de control se supun conceptului de strategie, in general, acestea necesitand studii, in vederea stabilirii obiectivelor de control, a resurselor necesare, a pregatirii personalului de control, a imbunatatirii metodelor si procedurilor de control, a modului de evaluare a controalelor etc.;
- Strategiile de control se refera si la tipurile de control aplicabile situatiei. In paleta larga a modalitatilor de control si a criteriilor de clasificare a acestora, regasim:
- activitati de control: observatia; compararea; aprobarea; comunicarea rapoartelor; coordonarea; verificarea; analiza; autorizarea; supervizarea; examinarea; monitorizarea etc.;
- clasificarea controlului in functie de modul de cuprindere a obiectivelor: control total; control selectiv (prin sondaj);
- clasificarea controlului in functie de scopul urmarit: control de conformitate; control de perfectionare; control de adaptare etc.;
- clasificarea controlului in functie de apartenenta organelor de control: control propriu; control exterior;
- clasificarea controlului in functie de executanti: autocontrol; control mutual; control ierarhic; control de specialitate;
- clasificarea controlului in functie de modul de executie: control direct; control indirect; control incrucisat;
- clasificarea controlului in functie de baza normativa: control normativ; control practic; control teoretic;
- clasificarea controlului in functie de interesul entitatii: control pentru sine; control pentru altii;
- clasificarea controlului in functie de orientarea sa: control tematic; control nedirijat;
- clasificarea controlului in functie de momentul efectuarii acestuia: control ex-ante; control concomitent; control ex-post;
- etc.
22.3. Referinte principale
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Strategia dezvoltarii controlului financiar public intern in Romania;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificarile si completarile ulterioare.

Standard 23 - ACCESUL LA RESURSE
23.1. Descrierea standardului
Managerul stabileste, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare si informationale ale entitatii publice si numeste persoanele responsabile pentru protejarea si folosirea corecta a acestor resurse.
23.2. Cerinte generale
- Restrangerea accesului la resurse reduce riscul utilizarii inadecvate a acestora;
- Severitatea restrictiei depinde de vulnerabilitatea tipului de resursa si de riscul pierderilor potentiale, care trebuie apreciate periodic. La determinarea vulnerabilitatii bunurilor si valorilor se au in vedere costul, riscul potential de pierdere sau utilizare inadecvata;
- Intre resurse si sumele inregistrate in evidente se fac comparatii periodice (inventare). Vulnerabilitatea bunurilor si valorilor determina frecventa acestor verificari.
23.3. Referinte principale
- Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizarilor privind intocmirea si actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;
- Ordinul ministrului finantelor nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii;
- O.U.G. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Legea nr. 213/1998 privind proprietatea publica si regimul juridic al acesteia, cu modificarile si completarile ulterioare;
- O.U.G. 117/2006 privind procedurile nationale in domeniul ajutorului de stat, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 137/2007;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de incasare si utilizare a fondurilor banesti primite sub forma donatiilor si sponsorizarilor de catre institutiile publice;
- Legile bugetare anuale;
- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat in active corporale si necorporale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fara plata si de valorificare a bunurilor apartinand institutiilor publice, cu modificarile ulterioare;
- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operatiilor de casa;
- Legea nr. 182/2002 privind protectia informatiilor clasificate, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Hotararea Guvernului nr. 781/2002 privind protectia informatiilor secrete de serviciu;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea si utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului, aprobata cu modificari prin Legea nr. 201/2003, cu modificarile si completarile ulterioare.

Standard 24 - VERIFICAREA SI EVALUAREA CONTROLULUI
24.1. Descrierea standardului
Entitatea publica instituie o functie de evaluare a controlului intern si elaboreaza politici, planuri si programe de derulare a acestor actiuni.
24.2. Cerinte generale
- Managerul trebuie sa asigure verificarea si evaluarea in mod continuu a functionarii sistemului de control intern si a elementelor sale. Disfunctionalitatile sau alte probleme identificate trebuie rezolvate operativ, prin masuri corective;
- Verificarea operatiunilor garanteaza contributia controalelor interne la realizarea obiectivelor;
- Evaluarea eficacitatii controlului se poate referi, in functie de cerinte specifice si/sau conjuncturale, fie la ansamblul obiectivelor entitatii publice, fie la unele dintre acestea, optiune care revine managerului;
- Managerul stabileste modul de realizare a evaluarii eficacitatii controlului.
24.3. Referinte principale
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;
- Regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.

Standard 25 - AUDITUL INTERN
25.1. Descrierea standardului
Entitatea publica infiinteaza sau are acces la o capacitate de audit, care are in structura sa auditori competenti, a caror activitate se desfasoara, de regula, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului.
25.2. Cerinte generale
- Auditul intern asigura evaluarea independenta si obiectiva a sistemului de control intern al entitatii publice;
- Auditorul intern finalizeaza actiunile sale prin rapoarte de audit, in care enunta punctele slabe identificate in sistem si formuleaza recomandari pentru eliminarea acestora;
- Managerul dispune masurile necesare, avand in vedere recomandarile din rapoartele de audit intern, in scopul eliminarii punctelor slabe constatate de misiunile de auditare.
25.3. Referinte principale
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Ordinul ministrului finantelor publice nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, cu modificarile ulterioare;
- Actul intern de aprobare a Normelor metodologice de organizare si exercitare a auditului

ALTE STIRI
Produse
Legaturi Sponsorizate
Legaturi Utile
Parteneri
Taguri