Identificarea nevoilor de instruire.
Cerinte EN ISO 9001:2008 comentate.
Standardul ISO 9001:2008 la pct/6.2.1. prevede ca personalul care efectueaza activitati care influenteaza calitatea produslor si serviciilor sa fie competent (din punct de vedere al instruirii, al abilitatilor si al experientei).
Acelasi standard EN ISO 9001:2008 la puctul 6.2.2. “Competenta, constientizare si instruire” prevede ca organizatia trebuie:
a) sa determine competenta necesara pentru personalul ce desfasoara activitati care influenteaza calitatea produsului,
b) sa furnizeze instruirea sau sa intreprinda alte actiuni pentru a satisface aceste necesitati,
c)  sa evalueze eficacitatea actiunilor intreprinse,
d) sa se asigure ca personalul sau este constient de relevanta si importanta activitatilor sale si de modul in care contribuie la realizarea obiectivelor calitatii si
e) sa mentina inregistrari adecvate referitoare la studii, instruire, abilitati si experienta (a se vedea 4.2.4).

Nevoile de instruire in cadrul unei organizatii pot fi determinate incercand sa gasim raspunsuri la urmatoarele intrebari:

-     dezvoltarea organziatiei pe termen mediu si lung implica noi competente?
-    este mai avantajos sa dezvolt competentele personalului decat sa apelez la consultati sau la servicii externalizate?
-     vor fi mai productivi angajatii?
-     investitiile in instruire se amortizeaza intr-o perioada de timp rezonabila?
-     cine ar trebuie sa fie instruit ?
-     cine sunt lectorii ? etc

Datele de intrare pentru programele de instruire se pot obtine din surse interne, analizand statagia de fdezvoltare, discutand cu angajatii, sau din surse externe, de la clienti in urma studiilor de evaluare a satisfactie clientilor sau de la alti parteneri de afaceri.

Analizarea necesarului de instruire, incepe in primiul rand, prin evaluarea nivelului de competenta actual la nivelul organizatiei in raport cu stategia de dezvoltare.
Aceasta analiza va oferi date de intrare pentru realizarea unui program de instruire (Fig. 1).
Organizatia ar trebui sa stie care sunt orbiectivele pe termen, mediu si lung. Este nevoie de un program de instruire pentru a-ti indeplini acele obiective.
In al doilea rand, este important ca managementul organizatiei sa sprijine din punct de vedere financiar instruirea. Daca nu, orice incercare de a organiza un program de instruire serios, va esua.
La intocmirea programului de instruire este important sa-ti concentrezi resursele in domeniile unde sunt necesare in cea mai mare masura. Un audit intern poate indica zonele in care este mai multa nevoie de instruire. De asemenea, o evaluare a abilitatilor poate ajuta stabilerea necesitatilor de instruire in general. Aceasta inventariere va ajuta organizatia si stabileasca care sunt abilitatale disponibile acum si care sunt abilitatile necesare pentru dezvoltarea ulterioara a organizatiei.
Este important intr-un sistem de management ca instruirile sa fie documentate (Fig.2.), asa incat sa existe dovezi privind desfasurarea procesului de instruire. O astfel de dovada se obtine completand o fisa de instruire (Fig.2.). Aceste dovezi devin utile atunci cand apar neconformitati si se incearca gasirea cauzelor erorilor (ex. personalul este completent? personalul a fost instruit ? sau cauza neconformitatii este alta).  Este foarte important ca fiecare instruire sa se incheie cu evaluarea procesului de instruire. Fara aceasta evaluare nu putem sti daca instruirea si-a atins obietivele. Aceasta evaluare se poate face imediat dupa finalizarea instruirii sau se poate face dupa un interval de timp ales in functie de tematica instruirii.

Metodele didactice utilizate pentru formarea si perfectionare anagajatiilor fac parte din doua categorii: clasice si moderne.
Metode clasice folosite: prelegerile, expunerile, seminariile. In acest caz se actioneaza asupra componentei cunostinte a potentialului uman si mai putin asupra componentelor aptitudini, deprinderi, comportamente.  
Metode moderne: studii de caz, simularea. In cazul acestor metode se actioneaza mai mult asupra dezvoltarii de aptitudini, deprinderi, comportamente si solicita cu prioritate capacitatea de analiza, puterea de sinteza, abilitatea de a stabili obiective, tactici etc.

Pentru asigurarea  succesului programelor de instruire se au in vedere elementele:
-  alegerea atenta a programelor de instruire asa incat sa corespunda specificului activitatii organizatiei, intereseaza sefii ierahici si subordonattii;
- eterogenitatea participantilor la programele de instruire din punct de vedere al specialitatilor si chiar a varstei si temperamentului angajatilor;
-   competenta lectorului in domeniul care face obiectul instruirii, capacitatile pedagogice. 
-   participantii la programe dispun de libertatea si competenta de a utiliza cunostintele, deprinderile si aptitudinile dobandite;
-  participantii sesiseaza existenta unor relatii intre folosirea unor elemente asimilate si obiectivele individuale si ale subdiviziunii organizatorice din care fac parte;
- personalul participant la programe obtine satisfactii in munca, ceea ce constituie un imbold pentru aplicarea noilor cunostinte si metode.

Este important pentru imbunatatirea procesului de instruire (cerinta ISO 9001:2008/pct.8.5.1.) ca la finalizarea procesului sa se evalueze modul de desfasurare a procesului de instruire si potentialul de imbunatatire. Acest lucru se poate realiza cu ajutorul unui chestionar de evaluare (Fig.3).